Kiat Produktivitas: Panduan untuk Pembuat Kode Medis Baru

Kiat Produktivitas: Panduan untuk Pembuat Kode Medis Baru

Panduan untuk Meningkatkan Kinerja Pembuat Kode Medis Baru

Industri pengkodean medis saat ini sedang booming dan proyeksinya tidak menunjukkan tanda-tanda melambat. Namun, dengan booming ini, pasar, kondisinya, dan alat coding juga berubah dengan sangat cepat. Sejujurnya, setiap hari, kita bisa melihat software coding baru di pasaran, atau kita bahkan bisa mendapatkan perubahan peraturan.

Hal ini menimbulkan banyak masalah bagi pembuat kode medis, dan menjadi sangat sulit bagi mereka untuk mengatasi perubahan yang cepat. Hal ini terutama berlaku bagi pembuat kode dan penagihan baru yang memasuki pasar. Selain itu, penelitian mengungkapkan bahwa tingkat akurasi pengkodean perlu demikian melebihi 95% untuk meminimalkan penolakan klaim dan memastikan kesehatan finansial, yang secara jelas menunjukkan tekanan yang dihadapi para pembuat kode.

Untuk mengatasi situasi ini, penyedia layanan kesehatan harus fokus pada pelatihan karyawan mereka dan keseluruhan struktur departemen penagihan. Dan itulah isi blog ini. Blog ini akan memberi Anda panduan terperinci berdasarkan pedoman AHIMA tentang cara menjaga produktivitas pembuat kode medis baru. Jadi mari kita mulai.

Apa yang Dilakukan Pembuat Kode Medis?

Sekarang, sebelum kita membahas detail tentang cara mempertahankan dan meningkatkan produktivitas pembuat kode, penting untuk memahami apa yang sebenarnya dilakukan oleh pembuat kode medis. Ini akan memberi kita landasan untuk bekerja. Dengan mengetahui hal ini, Anda akan memiliki gambaran bagus tentang tanggung jawab pekerjaan mana yang perlu Anda tingkatkan.

Jadi, apa yang dilakukan pembuat kode medis? Ya, mereka bertanggung jawab untuk menerjemahkan catatan perawatan pasien ke dalam kode alfanumerik yang diakui secara universal, memastikan keakuratan dan efisiensi proses penagihan dan penggantian biaya. Kode-kode ini adalah standar industri sehingga semua pembuat kode negara bagian dapat mengikuti struktur yang sama. Kode standar termasuk Klasifikasi Penyakit Internasional (ICD-10), Terminologi Prosedural Saat Ini (CPT)Dan Sistem Pengkodean Prosedur Umum Layanan Kesehatan (HCPCS) untuk mengkategorikan diagnosis, prosedur, dan layanan medis.

Semua pembuat kode memiliki tanggung jawab pekerjaan berikut:

  • Meninjau catatan medis dan menetapkan kode yang akurat.
  • Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan pembayar.
  • Mendukung manajemen siklus pendapatan dengan memfasilitasi pengajuan klaim yang benar.
  • Berkolaborasi dengan tim penagihan untuk mengatasi penolakan klaim.
  • Terus mendapatkan informasi terbaru tentang pedoman pengkodean dan peraturan perawatan kesehatan.
  • Memvalidasi biaya
  • Mengirim koreksi biaya
  • Menanyakan penyedia
  • Membalas email
  • Menghadiri rapat staf

Standar Produktivitas Pengkodean Medis

Mendefinisikan Produktivitas dalam Penagihan Medis

Memang tidak ada cara sederhana untuk mendefinisikan produktivitas. Karena ini merupakan masalah subjektif, setiap penyedia layanan kesehatan dan pembuat kode akan memiliki definisinya sendiri tentang produktivitas pengkodean. Namun, kami dapat menetapkan beberapa tolok ukur yang akan membantu kami mengevaluasi metrik efisiensi.

Di seluruh industri, produktivitas dalam pengkodean medis biasanya diukur berdasarkan jumlah catatan yang dikodekan, keakuratan pengkodean, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Untuk membantu kami mengukur produktivitas pembuat kode kami dengan lebih baik, KeputusanKesehatan telah memberi kami kriteria berikut:

  • Grafik ditinjau setiap hari (rata-rata semua pembuat kode): 78
  • Klaim diberi kode setiap hari: 89
  • Klaim yang diajukan setiap hari: 79

Jika seorang pembuat kode memenuhi kriteria di atas, maka ia dapat dianggap baik dalam pekerjaannya.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas

Jika kita melihat datanya, kita dapat menyimpulkan bahwa empat faktor memiliki dampak lebih besar terhadap produktivitas pembuat kode dibandingkan faktor lainnya. Mari kita bahas secara singkat masing-masing faktor ini:

Tingkat Pengalaman: Rata-rata, pembuat kode baru menulis lebih sedikit kode dibandingkan pembuat kode berpengalaman. Namun, pengalaman setelah batas tertentu mengurangi kinerja. Berikut tabel yang merangkum statistik produktivitas pembuat kode berdasarkan pengalaman bertahun-tahun:

Pengalaman Bertahun-tahun dalam Administrasi Medis Grafik Ditinjau Kode Klaim Klaim Diajukan Penolakan Banding
Kurang dari 1 tahun 68 56 36 3
1 hingga 5 tahun 90 137 116 2
6 hingga 10 tahun 108 115 129 11
11 hingga 20 tahun 83 92 65 6
Lebih dari 20 tahun 64 74 36 3

Berdasarkan data ini, kami menyarankan untuk menyewa pembuat kode medis dengan pengalaman antara 6 hingga 10 tahun.

Khusus: Bidang medis atau spesialisasi tempat pembuat kode bekerja juga dapat memberikan pengaruh besar pada kinerja mereka. Misalnya, pembuat kode di bidang seperti ortopedi dan manajemen nyeri lebih produktif (masing-masing mengkode 94 dan 93 klaim setiap hari) dibandingkan dengan ahli urologi atau THT.

Lingkungan Kerja: Lingkungan kerja mungkin adalah lingkungan kerja yang paling terpencil. Ini juga sangat jelas dan masuk akal. Seorang pembuat kode di rumah sakit hampir selalu membuat kode lebih banyak daripada pembuat kode di klinik kecil. Menurut data, petugas kode di rumah sakit menangani 60-80 kasus setiap harinya, sementara petugas kode di klinik menangani 30-50 kasus.

Pemanfaatan Teknologi: Teknologi telah banyak mengubah pengkodean medis. Hal ini juga berlaku untuk cara pembuat kode melakukan pekerjaannya. Selama penelitian, kami menemukan bahwa rumah sakit yang menggunakan alat seperti Computer-Assisted Coding (CAC) dan Electronic Health Records (EHR) dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan. Faktanya, Xtelligent Healthcare Media melakukan penelitian dan menemukan bahwa penerapan CAC dapat meningkatkan efisiensi pembuat kode Anda dengan hingga 68%.

Mengapa Akurasi Penting Bagi Pembuat Kode Medis?

Kecepatan sangatlah penting, namun akurasi jauh lebih penting dalam hal ini penagihan dan pengkodean medis. Oleh karena itu, penyedia layanan kesehatan harus sering mengaudit pembuat kodenya sehingga keakuratan karyawannya dapat ditingkatkan. Kalau tidak, apa gunanya mengkodekan 100 kode sehari jika 20 atau 30 kode ditolak?

Tips AHIMA Menjaga Produktivitas Medical Coders Baru​

Sekarang setelah kita memahami sepenuhnya faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi pembuat kode dan menetapkan tolok ukur produktivitas, mari kita bahas bagaimana kita dapat meningkatkan standar yang ditetapkan ini. Sebagian besar tips yang akan kami bagikan sekarang didasarkan pada fakta Asosiasi Manajemen Informasi Kesehatan Amerika (AHIMA) pedoman.

Memberikan Pelatihan Komprehensif

Langkah pertama adalah melatih pembuat kode baru Anda. Melatih karyawan Anda secara terus menerus akan memungkinkan mereka untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi dan peraturan yang terus berubah. Sumber daya AHIMA menekankan pentingnya:

  • Pedoman CMS: Melatih pembuat kode tentang aturan pengkodean Medicare & Medicaid Services (CMS) terbaru untuk meminimalkan penolakan klaim.
  • Sertifikasi: Investasikan pada karyawan Anda dan bantu mereka mendapatkan sertifikasi coding terbaru seperti CPC atau CCS-P. Sertifikasi ini bukan hanya selembar kertas; mereka meningkatkan produktivitas pembuat kode Anda. Untuk memberi Anda gambaran tentang peningkatan ini, data menunjukkan bahwa pembuat kode yang tersertifikasi meninjau 29 diagram dan kode lebih banyak, hampir dua kali lipat klaim pembuat kode yang tidak bersertifikat.

Tetapkan Sasaran Produktivitas yang Realistis

Menetapkan standar produktivitas pembuat kode medis sangat penting untuk mengukur keterampilan tim pengkodean baru Anda. Namun, hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Karena kurva pembelajaran setiap karyawan berbeda-beda. Pembuat kode baru sering kali kesulitan memenuhi tolok ukur industri karena terbatasnya pengalaman. Kami dapat menyebutkan setidaknya tujuh strategi untuk mengatasi masalah ini. Namun, AHIMA menyarankan untuk memulai dengan menetapkan sasaran tambahan berdasarkan metrik seperti:

  • Waktu pengkodean rata-rata per catatan.
  • Case Mix Index (CMI) untuk mengukur kompleksitas pengkodean.
  • Tolok ukur DecisionHealth (standar yang kami bagikan sebelumnya) untuk produktivitas harian.

Memanfaatkan Teknologi

Pengkodean manual sudah ketinggalan zaman dan juga rentan terhadap berbagai kesalahan, belum lagi ketidakefisienan yang terlihat. Itu sebabnya rumah sakit harus menggunakan alat yang dapat mengotomatiskan tugas yang berulang.

Mengotomatiskan tugas yang berulang menggunakan alat CAC dapat membantu pembuat kode fokus pada kasus yang kompleks. Misalnya, pembuat kode yang menggunakan CAC dapat membuat kode hingga 4,5 kali lebih banyak kasus setiap harinya.

Jika Anda menggunakan teknologi yang tepat dan karyawan Anda terlatih, maka setiap pembuat kode harus mengkode setidaknya 120-200 kasus setiap hari.

Menumbuhkan Kolaborasi

Seperti kata pepatah, “Kerja Tim Membuat Impian Menjadi Kenyataan,” kami menyarankan untuk mendorong kolaborasi antar pembuat kode Anda. Cara menarik untuk melakukan ini adalah dengan memasangkan pembuat kode baru dengan pembuat kode berpengalaman. Dengan cara ini, para pemula akan mendapatkan bimbingan berkelanjutan dan umpan balik secara real-time.

Ciptakan Lingkungan Bebas Gangguan

Gangguan selama bekerja juga menjadi kendala besar bagi para pembuat kode dalam mencapai benchmarknya. Hal ini berlaku untuk semua karyawan, bukan hanya pembuat kode medis. Sebuah makalah penelitian baru-baru ini menyatakan bahwa dibutuhkan lebih dari 20 menit untuk mendapatkan kembali fokus setelah terganggu selama bekerja.

Jadi, sangat penting untuk menciptakan lingkungan di mana pembuat kode dapat bekerja tanpa gangguan apa pun. Implementasi tersebut dapat mencakup:

  • Batasi Tugas Non-Coding
  • Sediakan Ruang Kerja yang Tenang
  • Menerapkan Alat Produktivitas
  • Tetapkan Protokol Komunikasi yang Jelas
  • Tawarkan Jam Kerja Fleksibel

Pekerjakan Lebih Banyak Pembuat Kode Medis

Produktivitas suatu tim juga didasarkan pada jumlah anggotanya. Berdasarkan data yang diberikan oleh DecisionHealth, departemen dengan 11 hingga 25 pembuat kode dan 51 hingga 99 pembuat kode merupakan departemen yang paling efisien, masing-masing mengkode rata-rata 70 dan 69 klaim per hari.

Jadi, Anda harus menyusun departemen pengkodean medis Anda berdasarkan statistik ini. Ini bukan suatu kewajiban melainkan hanya saran berdasarkan statistik. Berikut tampilan lebih detail mengenai ukuran tim dan produktivitas:

Pembuat Kode/Penagih di Departemen Pengkodean/Penagihan. Grafik Ditinjau Kode Klaim Klaim Diajukan Penolakan Banding
10 atau kurang 51 55 59 4
11 hingga 25 34 70 54 4
26 hingga 50 54 46 44 5
51 hingga 99 67 69 128 1
100 atau lebih 75 53 53 1

Layanan Pengkodean Medis Outsource

Sekarang, jika Anda telah mempelajari semua tips yang kami bagikan di blog ini, Anda seharusnya memiliki kerangka awal yang baik untuk menjaga produktivitas dengan pembuat kode medis baru. Pada tahap ini, Anda mempunyai dua pilihan, yaitu: Anda dapat mencoba menerapkan semua ini sendiri dan, jika gagal, kehilangan banyak uang dan sumber daya, atau Anda dapat melakukan outsourcing semua operasi pengkodean medis Anda ke perusahaan pengkodean medis khusus seperti NeuraBill.

Bagi organisasi layanan kesehatan yang mengalami kekurangan pembuat kode atau kesenjangan produktivitas, outsourcing pengkodean medis dapat menjadi solusi praktis. Pengalihdayaan akan memberi Anda: konsistensi, skalabilitas, dan keahlian lintas spesialisasi